コミュニケーションツールとは、電話やファックスもコミュニケーションツールですが、ここでは電子メールなどのグループウェアと呼ばれるモノのを指します。電子会議室もコミュニケーションツールと言えますが、遠隔地の相手と行うと言う特殊な環境でなければ効果が期待できず、また、情報の共有とは直接な関係がないので取り上げません。電話では、話し合っている事柄は話し合っている当事者にしかわかりません。それに対して、コミュニケーションツールについて説明すると、電子メールは、当事者だけでなく周辺の人にも、新たに資料を作成したり、説明したりする必要なしに、リアルタイムで、状況がわかるような仕組みを提供してくれます。